Zeiten abrechnen

Erstellt aus ausgewählten Zeiten nachvollziehbare Rechnungsentwürfe und Projektberichte. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Projekte & Zeit — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Zwischen erfasster Stunde und bezahlter Rechnung liegt die Arbeit, die niemand gern macht: zusammenzählen, gruppieren, nachweisen und dabei nichts doppelt berechnen. Fin3000 nimmt eine Auswahl offener Zeiten und baut daraus einen Rechnungsentwurf — mit Positionen, Stundensätzen und einem Nachweis, welcher Zeiteintrag in welcher Position steckt.

Schritt für Schritt

1. Offene Zeiten aufrufen: abrechenbar, nicht gesperrt und noch keiner Rechnung zugeordnet, gruppiert nach Kunde und Projekt.
2. Auswahl treffen und Gruppierung wählen: je Aufgabe, je Projekt, je Tag, je Eintrag oder als kompakte Positionen nach Stundensatz mit angehängtem Projektbericht.
3. Vorschau ansehen — sie schreibt nichts. Sie zeigt Positionen, Mengen, Netto, Steuer und Brutto sowie, wie viele Stunden durch Überschneidung entfallen und wie viele durch Rundung hinzukommen.
4. Entwurf erzeugen: Fin3000 legt einen Rechnungsentwurf an und reserviert die enthaltenen Zeiten.
5. Rechnung abschließen — aus den Reservierungen werden feste Nachweise. Wird der Entwurf stattdessen gelöscht, sind die Zeiten sofort wieder frei.

Der Schutz vor doppelter Abrechnung sitzt in der Datenbank, nicht in der Oberfläche: Zu jedem Zeiteintrag darf höchstens ein aktiver Abrechnungsnachweis existieren, reserviert oder festgeschrieben. Zwei parallele Versuche, dieselbe Stunde zu berechnen, laufen deshalb nicht beide durch — der zweite bekommt einen Konflikt samt Verweis auf den Beleg, in dem die Zeit bereits steckt.

Bei der Gruppierung nach Stundensatz steht auf der Rechnung eine kompakte Position mit dem Leistungszeitraum, der Nachweis folgt als Anhang im selben PDF und auf demselben Briefpapier — nach Projekt, Tag, Aufgabe und Mitarbeiter, mit Stunden und Betrag je Zeile. Beträge werden dabei so verteilt, dass die Summe der Zeilen den Positionsbetrag exakt trifft; Cent-Reste verschwinden nicht. Jede Zeile hält Mitarbeiter, Projekt, Kunde, Stundensatz und Zeitraum als Kopie fest, sodass eine spätere Umbenennung den ausgestellten Nachweis nicht rückwirkend verändert.

Eine Auswahl muss zu genau einer Firma und einem Kunden gehören; gemischte Auswahlen weist das System unter Angabe der betroffenen Gruppen ab. Überlappende Zeiten bilden eine zusammengehörige Gruppe, die nur vollständig abgerechnet werden kann — sonst verschwände ein Teil der Überschneidung unbemerkt.

Was die Funktion nicht tut

Die Vorschau ist bewusst folgenlos und reserviert nichts; erst der Entwurf bindet die Zeiten. Ein Entwurf ist noch keine Rechnung: Ohne Kunde und ohne Preis auf jeder Position lässt er sich nicht abschließen, beides wird im Belegeditor ergänzt. Zeiten ohne auflösbaren Stundensatz landen als Position ohne Preis.

Abgerechnet wird ausschließlich in Euro. Sehr große Überschneidungsgruppen sowie Auswahlen über mehr als 1000 Roheinträge oder 366 Tage werden abgewiesen statt stillschweigend gekürzt. Festgeschriebene Abrechnungsnachweise lassen sich nicht mehr löschen: Eine bereits abgeschlossene Rechnung gibt ihre Zeiten nur über einen Stornobeleg wieder frei.

Dieser Text beschreibt die Funktionsweise der Software und ist keine Steuerberatung im Sinne von § 2 StBerG.