Kanban und Aufgaben

Verwaltet Boards, Listen, hierarchische Aufgaben, Status, Verantwortliche und Verknüpfungen. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Projekte & Zeit — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Aufgaben verteilen sich sonst über Notizzettel, Mails und den Kopf des Chefs. Ein Board macht sichtbar, was offen ist, wer dran ist und wie weit es gediehen ist. In Fin3000 hängt jedes Board an einem Projekt und teilt sich die Aufgaben mit Zeiterfassung und Abrechnung.

Schritt für Schritt

1. Kanban in den Funktionseinstellungen aktivieren — die Funktion ist ab Werk aus.
2. Projekt anlegen; das Board entsteht mit ihm und übernimmt Name und Farbe des Projekts.
3. Spalten anlegen, umbenennen, einfärben oder archivieren. Optional bekommt eine Spalte eine Statuszuordnung: Wer eine Karte hineinzieht, setzt damit den Status der Aufgabe.
4. Aufgaben erfassen mit Titel, Beschreibung, Fälligkeit samt Uhrzeit, Priorität, Status und zuständiger Person.
5. Zwischen Board, Tabelle und Kalender umschalten. Die gewählte Ansicht steht im Link — ein geteilter Link öffnet dieselbe.

Aufgabe und Projekt sind dasselbe Model: Ein Projekt ist eine Aufgabe der Art Projekt, seine Unteraufgaben sind die Projektaufgaben. Deshalb gibt es keine zweite Aufgabenwelt neben der Zeiterfassung — ein Zeiteintrag hängt an derselben Aufgabe wie die Karte auf dem Board. Die Verschachtelung endet bei zehn Ebenen, und ein Zirkelbezug wird beim Speichern abgelehnt.

Auf dem Board liegen nur die direkten Kinder des Projekts als Karten; tiefer liegende Unteraufgaben erscheinen innerhalb ihrer Elternkarte. Sortiert wird über lexikografische Ränge, das Einsortieren zwischen zwei Karten schreibt also eine Zeile statt der ganzen Spalte neu. Jede Karte führt einen Versionszähler mit: Bei zwei gleichzeitigen Zügen auf dieselbe Karte bekommt der langsamere einen Konflikt statt einer stillen Überschreibung.

Die Statuszuordnung wirkt in beide Richtungen. Wird ein Status anderswo geändert, wandert die Karte in die erste Spalte des Boards, die auf diesen Status zeigt. Beim nachträglichen Ändern einer Zuordnung zeigt ein Dialog vorher, wie viele bereits platzierte Aufgaben ein Abgleich umschreiben würde.

Was die Funktion nicht tut

Ein Board gehört immer genau einem Projekt und wird nur mit ihm angelegt und entfernt; frei stehende Boards gibt es nicht. Spaltenfarben sind Dekoration und tragen keine Bedeutung — den Status trägt die Aufgabe, nicht die Spalte.

Eine Aufgabe, auf die Zeiteinträge zeigen, lässt sich nicht löschen: Sie wird archiviert, damit die erfasste Zeit ihren Bezug behält. Die letzte aktive Spalte eines Boards bleibt ebenfalls bestehen. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, eine Balkenplan-Darstellung und Schätzwerte je Karte fehlen; geschätzt wird auf Projektebene.