Datenschutzerklärung

Ergänzender Teil — speziell für die Web-App sowie iOS- und Android-App

Inhaltsverzeichnis

1.–9. Allgemeiner Teil

Den Allgemeinen Teil finden Sie unter: Datenschutz­erklärung

10. Registrierung und Nutzerkonto

Erhobene Daten

Zur Nutzung der Applikation ist eine Registrierung erforderlich. Dabei werden folgende Daten erhoben:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert, kein Klartext)
• Name (sofern angegeben)
• Unternehmen und Rolle (bei B2B-Nutzern, sofern angegeben)
• IP-Adresse und Zeitstempel der Registrierung

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Registrierung ist zur Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Identifikation des Nutzers ist notwendig, um die Nutzung der Applikation zu ermöglichen und die Account-Sicherheit zu gewährleisten. Das IP-Logging bei Anmeldung dient der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer

Nutzerdaten werden gespeichert, solange das Konto besteht. Nach Kündigung werden die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Der Nutzer kann die Kontolöschung jederzeit über die Kontoeinstellungen oder per Anfrage an uns veranlassen.

11. Team-Funktionen und Einladungen

Erhobene Daten

Unsere Applikation bietet kollaborative Team-Funktionen. Dabei werden verarbeitet:

• E-Mail-Adressen eingeladener Personen
• Rollen und Berechtigungen im Team
• Zeitstempel von Einladungen und Beitritten
• Aktivitätsdaten im Teamkontext (Audit-Trail: wer hat wann welche Änderung vorgenommen)

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dient der Ermöglichung kollaborativer Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie der Nachvollziehbarkeit von Änderungen im Sinne der Vertragssicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Hinweis zur Verantwortlichkeit

Soweit der Kontoinhaber (Unternehmenskunde) weitere Personen einlädt und deren Daten in die Applikation eingibt, agiert der Kontoinhaber selbst als datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Daten. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kontoinhabers. Eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ist Bestandteil unserer Nutzungsbedingungen.

12. Dateneingabe und Datenverwaltung

Erhobene Daten

Nutzer können in der Applikation Daten eingeben und verwalten. Art und Umfang der verarbeiteten Daten hängen von der jeweiligen Nutzung ab. Wir haben keinen Einfluss auf den Inhalt der eingegebenen Daten.

Auftragsverarbeitung

Soweit Nutzer personenbezogene Daten Dritter (z. B. Kunden, Kontakte) in die Applikation eingeben, agieren wir als Auftragsverarbeiter des Nutzers gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich nach Weisung des Nutzers und für die Zwecke der Vertragserfüllung.

Speicherdauer

Vom Nutzer eingegebene Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Vertragsende stellen wir auf Anfrage einen Datenexport bereit und löschen anschließend alle Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

13. Datei-Upload

Erhobene Daten

Nutzer können Dateien in die Applikation hochladen. Dabei werden verarbeitet:

• Inhalt der hochgeladenen Dateien
• Metadaten der Dateien (Name, Typ, Größe, Upload-Zeitstempel)
• Zuordnung zum hochladenden Nutzerkonto

Hochgeladene Dateien werden ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur bei Hetzner in deutschen Rechenzentren gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer

Zweck ist die Bereitstellung der Upload-Funktionalität im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dateien werden gespeichert, bis der Nutzer sie löscht oder das Konto aufgelöst wird.

14. Bezahlung und Abonnement

Erhobene Daten

Zur Abwicklung von Abonnements und Zahlungen werden folgende Daten verarbeitet:

• Name und Rechnungsadresse
• E-Mail-Adresse
• Zahlungsdaten (werden direkt an den Zahlungsdienstleister übermittelt, wir speichern keine vollständigen Zahlungsdaten)
• Abonnement-Status, Vertragsdaten und Rechnungshistorie

Zahlungsdienstleister:

Die Verarbeitung dient der Abwicklung des Abonnements und der Rechnungsstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie der Einhaltung gesetzlicher Buchführungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Speicherdauer

Rechnungs- und Zahlungsdaten werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (HGB, AO) für bis zu 10 Jahre gespeichert.

15. Banking & Bankanbindung (finAPI)

Beschreibung und Umfang

Für die Bankanbindung nutzt die Applikation den Dienst der finAPI GmbH & Co. KG, Rindermarkt 7, 80331 München, Deutschland. finAPI ist als regulierter Kontoinformationsdienst (AISP) und Zahlungsauslösedienst (PISP) gemäß PSD2 bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) lizenziert und verarbeitet Daten ausschließlich auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Die Bankverbindung wird ausschließlich auf ausdrückliche Veranlassung des Nutzers hergestellt. Der Zugriff erfolgt über standardisierte PSD2-Schnittstellen (XS2A) der jeweiligen Bank; Bankpasswörter werden zu keinem Zeitpunkt von Fin3000 gespeichert oder verarbeitet.

Erhobene und verarbeitete Daten

Im Rahmen der Bankanbindung werden folgende Daten von finAPI abgerufen und in der Applikation verarbeitet:

• Kontoverbindung und IBAN
• Kontostand und Kontobewegungen (Transaktionen inkl. Betrag, Datum, Verwendungszweck, Auftraggeber/Empfänger)
• Bankname und BIC

Diese Daten werden ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur (Hetzner, Deutschland) gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Zwecke der Verarbeitung

Die über finAPI abgerufenen Bankdaten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

• Kontoabgleich: Automatischer Abgleich von Banktransaktionen mit erfassten Belegen und Rechnungen zur Buchungsvorbereitung
• Buchhaltung: Kategorisierung und buchhalterische Zuordnung von Transaktionen anhand konfigurierbarer Buchungsregeln
• Zahlungsauslösung (geplant): In einer zukünftigen Version der Applikation wird es möglich sein, Überweisungen direkt aus Fin3000 heraus auszulösen. Diese Funktion wird ausschließlich auf ausdrückliche und gesonderte Einwilligung des Nutzers aktiviert und setzt eine separate Autorisierung je Zahlung voraus. Sobald diese Funktion verfügbar ist, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert.

Rechtsgrundlage

Der Einsatz von finAPI für Kontoinformationsdienste erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung des Nutzers in die Bankanbindung). Die Einwilligung kann jederzeit durch Trennen der Bankverbindung in den Kontoeinstellungen widerrufen werden; dies berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Mit der finAPI GmbH & Co. KG wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Speicherdauer

Bankverbindungsdaten werden gespeichert, bis der Nutzer die Bankverbindung trennt oder das Konto aufgelöst wird. Bereits importierte Transaktionsdaten, die in buchhalterischen Vorgängen verwendet wurden, unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (HGB, AO) von bis zu 10 Jahren.

Weitere Informationen: https://www.finapi.io/datenschutz

16. KI-Dienste (Mistral AI)

Beschreibung und Umfang

Die Applikation nutzt im Hintergrund KI-Funktionen des Anbieters Mistral AI S.A.S., 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Mistral AI ist ein europäisches Unternehmen und verarbeitet Daten ausschließlich auf europäischer Infrastruktur. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Die KI-Funktionen werden als serverseitiger API-Dienst eingesetzt. Dabei können Anfrageinhalte und verarbeitete Daten an die Mistral-API übermittelt werden. Personenbezogene Daten werden vor der Übermittlung soweit technisch möglich anonymisiert oder pseudonymisiert. Mistral AI verwendet übermittelte Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

Zweck und Rechtsgrundlage

Der Einsatz dient der Bereitstellung KI-gestützter Funktionen innerhalb der Applikation als Teil des vertraglich vereinbarten Leistungsumfangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit Mistral AI S.A.S. wurde ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Weitere Informationen: https://mistral.ai/privacy-policy

17. Mobile Apps (iOS und Android)