Projekte

Organisiert Kundenarbeit in Projekten mit Aufgaben, Kanban, Zeitvorgaben und Abrechnungseinstellungen. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Projekte & Zeit — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Kundenarbeit zerfällt selten in einzelne Aufgaben, sondern in Vorhaben mit Aufgaben darunter, erfassten Stunden daneben und der Frage am Monatsende, was davon abrechenbar war. Wer Aufgabenliste, Zeiterfassung und Rechnungsstellung in drei Werkzeugen führt, überträgt die Projektzeiten am Ende von Hand. In Fin3000 hängen Aufgaben, Zeiten und Abrechnungsvorgaben am selben Projekt.

Schritt für Schritt

1. Projekt anlegen mit Name, Kunde, Firma, Farbe und Notiz. Fin3000 erzeugt dabei automatisch ein gleichnamiges Label und ein eigenes Board mit den Spalten Offen, In Arbeit und Erledigt.
2. Abrechenbarkeit als Voreinstellung setzen — neu gestartete Zeiterfassungen übernehmen sie vom Projekt statt von der persönlichen Einstellung.
3. Aufgaben unter dem Projekt anlegen und auf dem Board bewegen. Die Spalte hält den Aufgabenstatus mit.
4. Zeiten auf Projekt und Aufgabe erfassen.
5. Zur Abrechnung offene, abrechenbare Zeiten auswählen und gruppiert nach Aufgabe, Projekt, Tag oder Einzeleintrag in Rechnungspositionen überführen.

Ein Projekt ist in Fin3000 selbst eine Aufgabe — eine mit der Art Projekt. Der Name lebt an dieser Aufgabe, die Hierarchie an ihrer Elternbeziehung, und ein angehängtes Profil trägt alles Übrige: Kunde, Farbe, Abrechenbarkeit, Schätzung und Label. Deshalb gibt es kein zweites Aufgabenmodell neben dem Projekt, und deshalb erscheinen Projekte umgekehrt nicht in Aufgaben-Auswahllisten.

Das Projektlabel wird immer neu erzeugt und nie ein vorhandenes übernommen. Der Grund ist die Umbenennung: Würde ein bestehendes Label übernommen, benänne ein Projektwechsel auch alles um, woran der Nutzer dieses Label sonst noch geheftet hat. Kollidiert der Name, hängt Fin3000 einen Zähler an.

Bei der Abrechnung entsteht je Zeiteintrag eine eigene Zuordnung zur Rechnungsposition, mit Stunden, Satz sowie Projekt-, Aufgaben- und Personenname als Momentaufnahme. Eine abgerechnete Stunde bleibt dadurch auch dann zuordenbar, wenn das Projekt später umbenannt wird.

Was die Funktion nicht tut

Zeitschätzung und Festhonorar sind reine Projektinformationen. Sie werden gespeichert, angezeigt und exportiert, aber nirgends gegen die tatsächlich erfasste Zeit gerechnet und nicht automatisch in eine Rechnungsposition übernommen. Es gibt also keine Fortschrittsanzeige und keine Warnung bei Überschreitung.

Die Voreinstellung zur Abrechenbarkeit wirkt nur auf neu gestartete Erfassungen — eine spätere Änderung am Projekt fasst bestehende Einträge nicht an. Auf dem Board erscheinen nur direkte Kinder des Projekts als eigene Karten. Ein Projekt mit Unteraufgaben oder erfassten Zeiten wird beim Löschen archiviert statt entfernt.