Verkaufsbelege

Erstellt Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Gutschriften. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

In welchem Tarif

Schon im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif enthalten, begrenzt auf 5 Belege im Monat.

Wie andere das lösen

Rechnungen schreiben bei den drei Anbietern, mit denen Fin3000 am häufigsten verglichen wird. Herangezogen ist je Anbieter der günstigste Tarif, der Rechnungen schreiben und die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben kann:

• Lexware Office L: ja
• sevdesk Buchhaltung: ja
• Accountable Steuern: ja

Alle Angaben von den Herstellerseiten, Abrufdatum siehe Gesamtvergleich. Wo nichts steht, hat der Anbieter dazu nichts veröffentlicht — das heißt nicht, dass die Funktion fehlt.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Verkauf & Kunden — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Ein Auftrag durchläuft selten nur einen Beleg: erst das Angebot, dann die Auftragsbestätigung, der Lieferschein, die Rechnung — und wenn etwas schiefgeht, die Gutschrift. Wer jeden davon einzeln neu tippt, verliert den Zusammenhang und weiß am Monatsende nicht mehr, welche offene Rechnung zu welchem Angebot gehört. Fin3000 hängt alle Belege eines Vorgangs an dieselbe Wurzel und vergibt die Belegnummer erst beim Abschluss.

Schritt für Schritt

1. Belegart wählen: Angebot (AN), Auftragsbestätigung (BE), Lieferschein (LI), Rechnung (RE), Abschlagsrechnung (AR), Gutschrift (GU) oder Rechnungskorrektur (RK).
2. Kunde und Positionen erfassen — aus dem Produktkatalog oder als Freitext, mit Mengen, Einheiten, Positions- und Gesamtrabatt. Zahlungsziel, Skonto und Liefer- oder Leistungsdatum kommen aus den Kundenstammdaten und lassen sich je Beleg überschreiben.
3. Als Entwurf speichern: Ein Entwurf hat noch keine Nummer, lässt sich beliebig ändern und wieder löschen.
4. Abschließen: Erst jetzt vergibt das System die Belegnummer, erzeugt das PDF — je nach Einstellung mit eingebettetem ZUGFeRD oder als XRechnung-XML — und legt es unveränderlich am Beleg und beim Kunden ab.
5. Folgebeleg aus demselben Vorgang erzeugen: Aus dem Angebot wird die Rechnung, Positionen und Konditionen werden übernommen. Zahlungen werden am Beleg erfasst, der Status springt auf teilweise bezahlt oder bezahlt.

Die Belegnummer entsteht aus Präfix, zweistelliger Jahreszahl und linksseitig aufgefülltem Zähler, etwa RE2500001. Präfix und Stellenzahl gehören zur Firma; Tochterfirmen unter einer gemeinsamen Nummernwurzel teilen sich den Zähler, damit dieselbe Rechnungsnummer nicht zweimal existiert. Vergeben wird sie unter Zeilensperre erst im Moment der Finalisierung — ein Entwurf verbraucht keine Nummer und reißt deshalb keine Lücke in die fortlaufende Folge nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Jede Belegart zählt getrennt.

Abschlagsrechnungen hängen als Kinder am selben Vorgang. Die Schlussrechnung wird daraus erzeugt: Sie übernimmt die Positionen der Vorgangswurzel und ergänzt je bereits finalisierter Abschlagsrechnung negative Abzugszeilen, sodass nur der Restbetrag offen bleibt. Ein zweiter Aufruf für dieselben Abschläge wird abgewiesen — dieselbe Leistung lässt sich nicht doppelt schlussrechnen.

Fünf Zustände beschreiben den Lebenslauf: Entwurf, abgeschlossen, abgeschlossen und gedruckt beziehungsweise versendet, teilweise bezahlt, bezahlt. Ab dem Abschluss sind Positionen, Preise und Steuersätze eingefroren. Korrekturen laufen über einen Stornobeleg, der die Originalpositionen mit negativen Mengen spiegelt und dauerhaft auf das Original zeigt; ein Storno lässt sich nicht selbst stornieren.

Was die Funktion nicht tut

Ein finalisierter Beleg lässt sich nicht mehr löschen — weder über die Oberfläche noch über die Schnittstelle. PDF und etwaiges XML sind als festgeschriebene Dateien abgelegt; ein Datenbank-Trigger weist jedes Löschen darauf zurück und verhindert auch, dass die Festschreibung wieder aufgehoben wird. Löschbar sind ausschließlich Entwürfe. Wer korrigieren muss, storniert und schreibt neu.

Ohne Kunde lässt sich kein Beleg abschließen; ein anonymer Barverkauf ohne Kundendatensatz ist nicht vorgesehen. Schlägt beim Abschluss die PDF- oder E-Rechnungserzeugung fehl, etwa weil in den Stammdaten Pflichtangaben fehlen, rollt der gesamte Vorgang zurück — damit bleibt keine vergebene Nummer ohne archivierten Beleg zurück. Briefpapier und Layout, E-Mail-Versand, Mahnwesen und wiederkehrende Rechnungen sind eigene Funktionen.

Dieser Text beschreibt die Funktionsweise der Software und ist keine Steuerberatung im Sinne von § 2 StBerG.