Kunden und Lieferanten

Verwaltet Stammdaten, Kontakte, Adressen, Zahlungsdaten, Nummern und Buchungsvorgaben. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Verkauf & Kunden — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Eine Kundenakte ist selten nur eine Adresse: Da sind eine Rechnungsanschrift, zwei Ansprechpartner, ein Zahlungsziel, eine Kundennummer und die Frage, auf welches Konto der Erlös läuft. Steht das verteilt in Mail-Signaturen und Tabellen, wird jede Rechnung zur Recherche. Die Stammdaten bündeln Kunden und Lieferanten an einer Stelle.

Schritt für Schritt

1. Kunden oder Lieferanten anlegen — Firma, Vorname oder Nachname genügt; mindestens ein Namensfeld oder eine Nummer muss gesetzt sein.
2. Nummer vergeben lassen: Kunden erhalten beim Speichern eine fortlaufende Nummer mit Präfix, ab Werk KD und fünf Stellen, Lieferanten entsprechend LF.
3. Kontaktdaten ergänzen: mehrere Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Zahlungskonten. Die erste Position gilt jeweils als Standard und landet auf dem Beleg.
4. Zahlungsbedingungen setzen: Zahlungsart, Zahlungsziel in Tagen — ab Werk 14 —, Skontosatz und Skontofrist.
5. Buchungsvorgaben hinterlegen: Standardkonto, gewünschtes Belegformat und die Steuervorbelegung für Belege dieses Kunden.

Kontaktdaten hängen nicht direkt am Kunden, sondern an einem generischen Kontakt-Container, der über das ContentType-Framework auf sein Objekt zeigt. Derselbe Container trägt deshalb auch die Kontaktdaten eines Geschäftsbereichs oder einer Person. Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Zahlungskonten sind je Container über eine Position sortiert; Position null ist der Standard. Bankdaten werden geprüft: Die IBAN muss die Prüfsumme nach Modulo 97 erfüllen.

Für die Rechnungsstellung stehen USt-IdNr., Steuernummer und für öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID bereit; das Belegformat lässt sich je Kunde auf PDF, ZUGFeRD oder XRechnung festlegen. Für die Buchhaltung kommen Debitoren- und Kreditorennummer, ein Standardkonto und eine Vorbelegung der Steuerbehandlung dazu: kein Vorrang, Satz aus dem hinterlegten Konto, steuerfrei oder Reverse Charge (§ 13b UStG). Die beiden letzten vertragen kein hinterlegtes Konto, und die Datenbank erzwingt diese Kombination.

Bestandsdaten lassen sich als CSV einlesen. Der Import erkennt deutsche und englische Spaltenüberschriften und aktualisiert vorhandene Akten über die Nummer oder die Namensfelder, statt Dubletten anzulegen. Sind trotzdem zwei Akten entstanden, führt eine Zusammenführung Transaktionen, Kategorien, Anhänge und Kontakte in eine der beiden über.

Was die Funktion nicht tut

Eine Akte ist entweder Kunde oder Lieferant — ein Kennzeichen, keine zwei parallelen Rollen. Preislisten, kundenindividuelle Rabattstaffeln und eigene Mahnstufen je Kunde gibt es an dieser Stelle nicht.

Beim CSV-Import werden Nummern für neue Akten nicht übernommen, sondern neu vergeben. Je Kontakt gibt es genau eine Standardadresse; getrennte Rollen für Liefer- und Rechnungsanschrift sind nicht vorgesehen. Wird eine Akte gelöscht, verlieren Belege und Bankbuchungen ihren Verweis auf sie, bleiben aber selbst bestehen.

Dieser Text beschreibt die Funktionsweise der Software und ist keine Steuerberatung im Sinne von § 2 StBerG.