Layouts und Belegversand

Nutzt Logo, Briefpapier, eigene Layouts, Freitexte und E-Mail-Vorlagen für Verkaufsbelege. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

In welchem Tarif

Ab dem Pro-Tarif. Im Free-Tarif ist diese Funktion nicht enthalten.

Wie andere das lösen

Eigenes Briefpapier bei den drei Anbietern, mit denen Fin3000 am häufigsten verglichen wird. Herangezogen ist je Anbieter der günstigste Tarif, der Rechnungen schreiben und die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben kann:

• Lexware Office L: ja
• sevdesk Buchhaltung: ja
• Accountable Steuern: ja

Alle Angaben von den Herstellerseiten, Abrufdatum siehe Gesamtvergleich. Wo nichts steht, hat der Anbieter dazu nichts veröffentlicht — das heißt nicht, dass die Funktion fehlt.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Verkauf & Kunden — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Ein Beleg ist auch ein Auftritt: Logo an der richtigen Stelle, Anschrift im Sichtfenster, ein Schlusstext, der zum Rest der Korrespondenz passt. Wer dafür jedes Mal ein Textprogramm öffnet, verliert Zeit und Einheitlichkeit. Layout und Versandvorlage werden hier einmal eingestellt und gelten dann für jeden erzeugten Beleg.

Schritt für Schritt

1. Logo hochladen und, falls vorhanden, das eigene Briefpapier als PDF hinterlegen.
2. Layout je Belegart einstellen: Rechnung, Abschlagsrechnung, Rechnungskorrektur, Angebot, Gutschrift, Lieferschein — oder ein Standard-Layout als Rückfall für alle.
3. Elemente ein- und ausschalten und in Millimetern setzen: Logo, Firmenblock, Absenderzeile, Anschrift, Fußzeile und QR-Code.
4. Schrift wählen: eine von acht Familien global, bei Bedarf je Element abweichend, dazu Größe, Fettung und Farbe.
5. E-Mail-Vorlage je Belegart und Sprache schreiben, Platzhalter einsetzen und den Beleg aus dem Vorgang heraus versenden.

Je Belegart gibt es einen Layout-Datensatz, und es greift eine Rangfolge: Layout des Geschäftsbereichs für diese Belegart, dann dessen Standard, dann das Layout des Mandanten, dann dessen Standard, zuletzt die eingebauten Werte. Positionen stehen in Millimetern auf A4. Mehrere Felder dürfen leer bleiben und werden dann automatisch gesetzt. Das Anschriftfeld selbst wird nach DIN 5008 seitenabsolut bei 45 beziehungsweise 50 Millimetern gezeichnet.

Briefpapier ist Hintergrund, kein Sondermodus: Das hinterlegte PDF liegt hinter dem Belegtext, und Logo, Firmenblock, Fußzeile und QR-Code folgen denselben Schaltern wie ohne Briefpapier. Zwei Werte begrenzen das Textfenster — oben ab Werk 100 Millimeter, unten 40 —, für Folgeseiten lässt sich ein eigener Startwert setzen.

E-Mail-Vorlagen gibt es je Belegart, Sprache, Geschäftsbereich und Mahnstufe, mit derselben Rangfolge als Rückfall. In Betreff und Text stehen Platzhalter wie Belegnummer, Kundenname, Betrag oder Firmenname, dazu bedingte Blöcke, die nur erscheinen, wenn ihr Wert gefüllt ist. Der HTML-Text wird vor dem Speichern gegen eine feste Liste erlaubter Auszeichnungen gefiltert.

Was die Funktion nicht tut

Der Layout-Editor arbeitet mit Zahlenfeldern und einer Server-Vorschau, nicht mit freiem Ziehen auf der Seite; Positionen werden in Millimetern eingetippt. Wo das Textfenster über dem eigenen Briefpapier beginnen muss, entscheidet niemand automatisch — den Wert setzt, wer das Motiv kennt.

Eigenes Briefpapier ist an einen bezahlten Tarif gebunden; im kostenlosen Tarif trägt jeder Beleg stattdessen einen Fin3000-Hinweis am Seitenfuß. Der E-Mail-Editor ist ein HTML-Feld mit Textbausteinen, keine Oberfläche zum Zusammenziehen von Blöcken. Versendet wird ausschließlich ein abgeschlossener Beleg, und zwar exakt die beim Abschluss erzeugte Datei — beim Versand wird nichts neu gerendert.