Rechnungslayout und E-Mail-Versand einrichten
Gestalten Sie die Belegausgabe und versenden Sie sie mit einer passenden Vorlage.
Das erreichen Sie
PDF-Vorschau und E-Mail enthalten das gewünschte Erscheinungsbild und die richtigen Absenderdaten.
Schritt für Schritt
- 1
Öffnen Sie „Admin“ → „Portal Einstellungen“ → „Rechnungslayout“.
- Woran Sie richtig sind
- Suchen Sie nach „Rechnungslayout“.
- Danach sehen Sie
- Editor und Vorschau werden geladen.
- Datenwirkung
- Keine Datenänderung.
- 2
Ändern Sie nur die gewünschten Bereiche und speichern Sie das Layout.
- Woran Sie richtig sind
- Suchen Sie nach „Speichern“.
- Danach sehen Sie
- Die Vorschau zeigt die gespeicherte Gestaltung.
- Datenwirkung
- Das Rechnungslayout der Firma wird aktualisiert.
- 3
Öffnen Sie einen Beleg und wählen Sie „Per E-Mail senden“.
- Woran Sie richtig sind
- Suchen Sie nach „Per E-Mail senden“.
- Danach sehen Sie
- Empfänger, Vorlage und PDF-Anhang können vor dem Versand geprüft werden.
- Datenwirkung
- Beim Senden entsteht ein Versandvorgang mit Status.
Durchgängiges Beispiel
Das Logo wird links oben platziert, die Akzentfarbe angepasst und RE2600001 anschließend mit PDF-Anhang an die QA-Adresse gesendet.
Wenn etwas nicht klappt
„Rechnungslayout“ oder die beschriebene Aktion ist nicht sichtbar.
Mögliche Ursachen
- Der Funktionsbereich ist ausgeschaltet.
- Ihre Rolle besitzt nicht die benötigte Berechtigung.
- Die falsche Firma ist ausgewählt.
Sichere Lösung
- Prüfen Sie oben rechts die ausgewählte Firma.
- Bitten Sie den Kontoinhaber, den Bereich unter „Funktionen“ und Ihre Gruppe zu prüfen.
- Laden Sie die Seite danach neu und wiederholen Sie nur den noch nicht gespeicherten Schritt.
Reparatur erkannt: „Rechnungslayout“ ist sichtbar und der erwartete Zustand kann ohne Umgehung geöffnet werden.
Datensicherheit: Bis zur sichtbaren Speicher- oder Sende-Bestätigung wurde keine Fachaktion ausgeführt.
Wenn es weiter nicht klappt: Wenn Rechte und Funktion stimmen, notieren Sie Seite, Uhrzeit und sichtbare Fehlermeldung für den Support – niemals Zugangsdaten.
Ergebnis prüfen
Die Vorschau entspricht dem gewünschten Layout, und ein Testversand zeigt den richtigen Absender.
Datenwirkung und Rückweg
- Was verändert wird
- Layoutänderungen wirken auf neu erzeugte Ausgaben; ein gesendeter Beleg erzeugt Versandhistorie.
- So korrigieren Sie es
- Stellen Sie die vorherigen Layoutwerte wieder her; bereits versendete E-Mails werden dadurch nicht zurückgerufen.