Zeiterfassung

Erfasst Arbeitszeiten per laufendem Timer oder manuell und ordnet sie Kunden, Projekten, Aufgaben und Produkten zu. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

In welchem Tarif

Schon im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif enthalten, begrenzt auf 5 Belege im Monat.

Wie andere das lösen

Zeiterfassung bei den drei Anbietern, mit denen Fin3000 am häufigsten verglichen wird. Herangezogen ist je Anbieter der günstigste Tarif, der Rechnungen schreiben und die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben kann:

• Lexware Office L: nur Partner-Erweiterung
• sevdesk Buchhaltung: nur Add-on, 4,90 €
• Accountable Steuern: keine Herstellerangabe gefunden

Alle Angaben von den Herstellerseiten, Abrufdatum siehe Gesamtvergleich. Wo nichts steht, hat der Anbieter dazu nichts veröffentlicht — das heißt nicht, dass die Funktion fehlt.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Projekte & Zeit — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Wer nach Aufwand abrechnet, verliert Geld selten am Stundensatz, sondern an Zeiten, die niemand notiert hat. Fin3000 erfasst Arbeitszeit über einen laufenden Timer oder als nachträglichen Eintrag mit Start und Ende und hängt sie an Projekt und Aufgabe. Weil Kunde und Stundensatz am Projekt hängen, ist eine erfasste Stunde damit bereits abrechenbar zugeordnet.

Schritt für Schritt

1. Timer starten, direkt aus der Kopfzeile, mit Projekt, Aufgabe und Beschreibung. Pro Person läuft höchstens ein Timer; ein neuer Start beendet den vorherigen und schreibt ihn als Eintrag fort.
2. Aufgabe wählen genügt — das zugehörige Projekt wird aus der Aufgabenhierarchie ergänzt.
3. Timer stoppen. Stoppen wird nie blockiert, auch wenn Beschreibung oder Projekt noch fehlen; ergänzen lässt sich das am Eintrag.
4. Zeiten nachtragen oder korrigieren: in der Wochenansicht als Raster oder im Kalender per Ziehen. Jeder Eintrag trägt das Kennzeichen abrechenbar oder nicht abrechenbar.
5. Stundensätze mit Gültigkeitszeitraum hinterlegen — als Firmenstandard oder für Person, Kunde, Projekt oder Aufgabe. Aufgelöst wird in genau dieser Reihenfolge: Aufgabe, Projekt, Kunde, Person, Standard.

Start und Stopp werden als UTC-Zeitpunkte gespeichert; Tagesgrenzen für Wochenansicht, Kalender und Berichte entstehen erst bei der Anzeige aus der eingestellten Zeitzone, voreingestellt Europe/Berlin. Ein Eintrag über Mitternacht bleibt deshalb ein Eintrag und wird in Auswertungen sauber auf beide Tage verteilt. Eine Regel in der Datenbank erzwingt, dass das Ende nach dem Beginn liegt.

Doppelt erfasste Zeit ist der häufigste Fehler: zwei Geräte, ein vergessener Timer. Überschneiden sich zwei Einträge derselben Person auf demselben Projekt und derselben Aufgabe, verschmelzen sie beim Speichern zu einem Eintrag über die gesamte Spanne; abweichende Beschreibungen bleiben aneinandergereiht erhalten. Zeiten verschiedener Personen dürfen sich überschneiden — das ist echte Parallelarbeit.

Rundung ist eine Anzeige- und Abrechnungsregel, keine Änderung der Aufzeichnung: auf 5, 6, 10, 15, 30 oder 60 Minuten, kaufmännisch, auf- oder abgerundet. Die Rohzeit bleibt unangetastet, eine geänderte Regel wirkt deshalb rückwirkend auf Auswertungen, ohne Daten zu verlieren. Ohne die Berechtigung, fremde Zeiten zu sehen, sieht und bearbeitet eine Person ausschließlich die eigenen Einträge.

Was die Funktion nicht tut

Timer werden nur für die eigene Person gestartet; ein Timer stellvertretend für jemand anderen ist nicht vorgesehen. Die als erforderlich markierten Felder aus den Zeiteinstellungen sind ein Hinweis, keine Sperre: Ein Eintrag ohne Projekt oder Beschreibung lässt sich speichern und bleibt unvollständig, bis jemand ihn ergänzt.

Sobald eine Zeit auf einem Rechnungsentwurf reserviert ist, lässt sie sich nicht mehr ändern — erst das Entfernen aus dem Beleg gibt sie wieder frei. Eine Stempeluhr mit Pausen-, Arbeitszeit- und Urlaubskonten im Sinne der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung ist das nicht; erfasst wird Aufwand je Projekt und Aufgabe.