Mehrere Firmen

Verwaltet mehrere Firmen komfortabel in einem Zugang mit eigenen Daten, Einstellungen und Auswertungen. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

In welchem Tarif

Schon im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif enthalten, begrenzt auf 5 Belege im Monat.

Wie andere das lösen

Mehrere Firmen in einem Konto bei den drei Anbietern, mit denen Fin3000 am häufigsten verglichen wird. Herangezogen ist je Anbieter der günstigste Tarif, der Rechnungen schreiben und die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben kann:

• Lexware Office L: nein
• sevdesk Buchhaltung: nein
• Accountable Steuern: nein

Alle Angaben von den Herstellerseiten, Abrufdatum siehe Gesamtvergleich. Wo nichts steht, hat der Anbieter dazu nichts veröffentlicht — das heißt nicht, dass die Funktion fehlt.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Firmen & Schnittstellen — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Wer eine GmbH und daneben ein Einzelunternehmen führt, hat zwei Steuernummern, zwei Nummernkreise und zwei Umsatzsteuervoranmeldungen — aber nur einen Arbeitstag. Zwei getrennte Zugänge bedeuten zweimal Login, zweimal Stammdaten, zweimal Bankverbindung. In Fin3000 liegen mehrere Firmen in einem Zugang und behalten trotzdem eigene Steuerdaten, eigene Belegnummern und eigene Auswertungen.

Schritt für Schritt

1. Firma anlegen mit Name, Firmennummer, Rechtsform (GmbH, UG, AG, Einzelunternehmen, GbR, OHG, KG, PartG) und Umsatzsteuerregime.
2. Steuerdaten je Firma hinterlegen: Steuernummer, USt-IdNr., vierstelliger Finanzamtsschlüssel, Handelsregistergericht und -nummer. Sie gehen von dort in Rechnungen, ELSTER und E-Bilanz.
3. Nummernkreise festlegen: eigene Präfixe je Belegart — voreingestellt RE, AN, GU, BE, LI, AR und RK — und die Stellenzahl, voreingestellt 5.
4. Soll eine Firma ihren Nummernkreis mit einer anderen teilen, wird sie ihr untergeordnet; dann zählt ein gemeinsamer Zähler für beide.
5. Logo, Briefpapier und E-Mail-Vorlagen je Firma setzen. Leer gelassene Felder fallen automatisch auf die Voreinstellung des Zugangs zurück.

Eine Firma ist in Fin3000 keine Ansicht, sondern eine eigene Buchungseinheit. An ihr hängen Wirtschaftsjahre, Buchungssätze, Festschreibungsläufe, ELSTER-Zertifikate und -Übermittlungen, Steuerkonto-Abfragen, DATEV-Importe und die Verfahrensdokumentation. Auch die DATEV-Parameter stehen je Firma: Beraternummer, Mandantennummer, Kontenlänge, Personenkontenlänge sowie die Zeichenkodierung win1252.

Bei der Nummernvergabe sperrt Fin3000 im Moment des Finalisierens die Wurzel des Nummernkreises. Das ist der Grund, warum zwei gleichzeitig finalisierte Rechnungen nicht dieselbe Belegnummer erhalten — ein Fehler, der in selbstgebauten Zählern regelmäßig auftritt und erst Monate später bei der Betriebsprüfung auffällt.

Logo und Briefpapier arbeiten mit einer Fallback-Kette: erst die Datei der Firma, dann die des Zugangs. Wer für mehrere Firmen dasselbe Erscheinungsbild will, hinterlegt es einmal zentral und überschreibt nur dort, wo es abweicht. E-Mail-Vorlagen folgen derselben Regel und lassen sich zusätzlich nach Belegart, Sprache und Mahnstufe unterscheiden.

Was die Funktion nicht tut

Die Rechte sind nicht je Firma abgestuft. Wer Rechnungen sehen darf, sieht sie über alle Firmen des Zugangs hinweg; getrennt wird auf Datenebene nur ein API-Token, der an genau eine Firma gebunden ist. Für echte Mandantentrennung mit unterschiedlichen Zugriffen je Firma reicht das nicht.

Kunden, Kontakte, Dateien und der Kontenplan liegen auf Ebene des Zugangs und werden von allen Firmen geteilt — das ist bewusst so, kostet aber die Möglichkeit, je Firma abweichende Kontenrahmen zu führen. Der geteilte Nummernkreis reicht genau eine Ebene tief: eine Firma erbt vom übergeordneten Zähler, ein Enkel nicht. Eine Firma mit Buchungssätzen, Wirtschaftsjahren oder ELSTER-Übermittlungen lässt sich nicht mehr löschen.

Dieser Text beschreibt die Funktionsweise der Software und ist keine Steuerberatung im Sinne von § 2 StBerG.