E-Mail und Postfächer

Sendet Belege und Nachrichten, protokolliert den Versand und übernimmt Eingangsrechnungen aus Postfächern. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Firmen & Schnittstellen — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Eine Rechnung per E-Mail zu versenden ist schnell erledigt — bis jemand fragt, ob sie tatsächlich rausgegangen ist und an welche Adresse. In der Gegenrichtung sammeln sich Eingangsrechnungen in einem Postfach, aus dem sie jemand von Hand herausholen und hochladen muss.

Schritt für Schritt

1. Absender einrichten: entweder über den Mailserver von Fin3000 oder mit eigenen SMTP-Zugangsdaten je Business Unit.
2. Vorlage je Belegart und Sprache hinterlegen — Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift, Abschlagsrechnung, Rechnungskorrektur, dazu Erinnerung und Mahnstufen.
3. Beleg versenden: Die bei der Finalisierung entstandene PDF-Datei hängt automatisch an, Platzhalter im Text werden ersetzt.
4. Eigene Eingangsadresse aktivieren und die erlaubten Absender eintragen.
5. Im Protokoll nachsehen, was wann an wen ging — mit Status, Fehlertext und dem Beleg, zu dem es gehörte.

Vorlagen liegen je Belegart, je Sprache (Deutsch oder Englisch) und optional je Business Unit vor; bei Zahlungserinnerungen kommt die Mahnstufe als eigenes Merkmal hinzu. Im Text stehen Platzhalter wie {orderNumber}, {customerName}, {dueDate} oder {daysOverdue}, dazu Bedingungsblöcke der Form {if:phone}…{/if}, die verschwinden, wenn das Feld leer ist — so steht nie ein Telefonlabel ohne Nummer in der Mail. Das HTML wird beim Speichern gegen eine feste Liste erlaubter Elemente gefiltert.

Die Eingangsadresse ist ein echtes Postfach unter der Fin3000-Domain, das über die Verwaltungsschnittstelle des Mailservers angelegt wird. Alle zwei Minuten werden ungelesene Nachrichten abgeholt. Angenommen werden nur PDF- und XML-Anhänge, und auch nur dann, wenn die ersten Bytes zum Typ passen und die Datei mindestens 500 Byte groß ist. Der Absender muss auf der Freigabeliste stehen; eigene Teammitglieder stehen automatisch darauf. Doppelte Zustellungen erkennt Fin3000 an der Message-ID. Protokolliert wird jede Nachricht in beiden Richtungen, bei Ablehnung mit einem maschinenlesbaren Grund, der Absenderfilter und Anhangsproblem unterscheidet.

Was die Funktion nicht tut

Das ist kein Mailprogramm. Auf eine eingegangene Nachricht lässt sich aus Fin3000 heraus nicht antworten, es gibt keine Konversationsansicht und kein Weiterleiten. Öffnungen werden nicht gemessen; das Feld dafür bleibt leer, weil ein Zählpixel ohne Einwilligung in einer Belegmail nichts zu suchen hat. Wer eigene SMTP-Daten hinterlegt, verantwortet SPF und DKIM der eigenen Domain selbst — geprüft wird das nicht. Angehängt wird die bei der Finalisierung erzeugte Belegdatei, keine zusätzliche zweite Datei. Die Zahl der Adressänderungen für das Eingangspostfach ist begrenzt, und eine freigegebene Adresse bleibt danach für Jahre gesperrt, damit dort keine fremde Post ankommt.