Firmendatenexport

Bereitet Firmendaten in einem herunterladbaren Export auf. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Firmen & Schnittstellen — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Wer seine Firmendaten aus einer Buchhaltung herausholen will — für den Wechsel, fürs eigene Archiv oder weil Art. 20 DSGVO das Recht dazu gibt — braucht mehr als einen Listendownload. Gemeint sind Stammdaten, Belege, Buchungen und die Originaldateien, in einem Stück und in einem Format, das sich ohne die Software öffnen lässt. Genau das packt der Firmendatenexport in ein Archiv.

Schritt für Schritt

1. Den Export startet nur der Kontoinhaber, und nur nach erneuter Eingabe des eigenen Passworts.
2. Der Auftrag läuft im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige; pro Konto ist immer nur ein Lauf gleichzeitig unterwegs.
3. Ist das Archiv fertig, kommt eine Nachricht per E-Mail und in der App.
4. Der Download läuft über einen Link, der nach zwei Minuten verfällt; das Archiv selbst bleibt sieben Tage abrufbar und wird danach gelöscht.

Das Archiv ist eine ZIP-Datei mit fester Gliederung: unter data/csv/ liegen die wichtigsten Tabellen direkt in einer Tabellenkalkulation lesbar, unter data/ derselbe Inhalt vollständig als JSON, unter data/audit/ die Änderungshistorie und unter files/ alle Originaldateien. Eine manifest.json nennt die Zahl der Datensätze je Bereich, eine README erklärt den Aufbau. Verweise zwischen Daten stehen als Kennung und, wo möglich, mit einem lesbaren Namen daneben — statt einer nackten ID also auch der Kundenname.

Was hineingehört, wird nicht von Fall zu Fall entschieden: Jedes mandantenbezogene Datenmodell und jedes einzelne Feld muss entweder im Exportregister oder auf einer Ausschlussliste stehen, sonst schlägt ein Test an. Ein neu hinzugefügtes Feld kann also weder unbemerkt im Archiv landen noch stillschweigend fehlen. Ausgenommen bleiben Zugangsdaten, Token und Schlüssel sowie interne Verarbeitungsmerkmale.

Abgrenzung: Dieses Archiv ist kein GoBD-Format. Für die Übergabe der Buchführung an eine Kanzlei oder an eine Betriebsprüfung ist der DATEV-Export der vorgesehene Weg. Der Firmendatenexport dient der Datenmitnahme nach Art. 15 und Art. 20 DSGVO, nicht der Buchführungsübergabe.

Was die Funktion nicht tut

Ein Export je 24 Stunden, ein laufender Auftrag pro Konto. Sehr große Bestände laufen gegen eine Obergrenze von 20 Gigabyte und brechen mit einem eigenen Fehlercode ab. Konnten einzelne Dateien nicht gelesen werden, weist das Archiv sie als übersprungen aus, statt ganz zu scheitern.

Das Archiv ist nicht wieder einspielbar — es gibt keinen Rückweg in die Anwendung. Es ist außerdem ein Standbild: Was nach dem Lauf geändert wurde, fehlt. Der Abruf funktioniert nur in einer angemeldeten Sitzung des Kontoinhabers, nicht über Programmierschnittstellen und nicht für eingeladene Mitarbeiter.

Dieser Text beschreibt die Funktionsweise der Software und ist keine Steuerberatung im Sinne von § 2 StBerG.