CSV- und Tabellenimporte

Importiert Kunden, Produkte, Kontenpläne und Banktransaktionen aus CSV- und Tabellenformaten. Gedacht für kleine Unternehmen und Freiberufler.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Firmen & Schnittstellen — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Am Anfang steht meistens ein Export aus dem alten Programm: eine Kundenliste, ein Artikelstamm, ein Kontoauszug als CSV. Solche Dateien sind selten sauber — Semikolon statt Komma, Umlaute als Fragezeichen, drei Zeilen Vorspann über der eigentlichen Kopfzeile. Ein Import, der daran scheitert, verschiebt den Umzug um Wochen.

Schritt für Schritt

1. Datei ablegen: CSV oder Tabelle als XLSX, XLS, XLSB oder ODS. Mehrere Dateien in einem Durchgang sind möglich.
2. Fin3000 bestimmt Zeichensatz, Trennzeichen und die Zeile, ab der die Daten beginnen, und ordnet die Spalten zu.
3. Die erkannte Zuordnung wird an einer Stichprobe echter Zeilen gegengeprüft, bevor sie verwendet wird.
4. Ergebnis ansehen: übernommene Zeilen, übersprungene Zeilen und je Fehler die Zeilennummer aus der Originaldatei.
5. Bei Banktransaktionen die gemeldeten Doppel entscheiden — je Fall übernehmen oder überspringen.

Importierbar sind Kunden, Produkte, Kontenpläne und Banktransaktionen. Tabellen werden vor dem Import in CSV umgewandelt; Arbeitsmappen mit mehreren gefüllten Blättern werden abgelehnt, damit nicht stillschweigend das falsche Blatt gelesen wird. Die Schranken sind hart gesetzt: 50.000 Zeilen je Datei, 150 MB entpackt, höchstens 500 protokollierte Einzelfehler je Lauf.

Die Spaltenerkennung läuft in zwei Stufen. Zuerst liest ein kleineres Sprachmodell die ersten Zeilen und schlägt eine Zuordnung vor, dann werden 40 Datenzeilen probeweise geparst. Scheitert mehr als ein Fünftel davon, wird mit einem größeren Modell wiederholt. Erst eine Zuordnung, die diese Probe besteht, wird als Profil am jeweiligen Zahlungskonto gespeichert — der nächste Export desselben Instituts läuft dann ohne erneute Erkennung durch. Ändert die Bank ihr Format, entsteht ein neues Profil, das alte bleibt nachvollziehbar erhalten.

Zeichensätze werden in der Reihenfolge UTF-8, Windows-1252, ISO-8859-1 geprüft und das Dezimalzeichen aus den ersten Beträgen abgeleitet — sonst wird aus 1.234,56 schnell 1,23.

Was die Funktion nicht tut

Die hochgeladene Datei selbst wird nicht aufbewahrt: Fin3000 speichert die erkannten Daten und die Kennzahlen des Laufs und löscht das Original nach der Verarbeitung. Wer es archivieren muss, legt es zusätzlich im Dokumentenarchiv ab. Ein geplanter oder wiederkehrender Import fehlt, jeder Lauf wird von Hand angestoßen. Bestätigte Banktransaktionen lassen sich nicht als Block zurückrollen. Kunden und Produkte werden über Kunden- beziehungsweise Artikelnummer abgeglichen und dabei aktualisiert; wer das nicht will, prüft die Nummernspalte vorher.