Journal und doppelte Buchführung

Führt Buchungssätze mit Soll und Haben, Konten, Steuerfällen und Belegverknüpfungen. Gedacht für kleine Unternehmen.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Bank & Buchhaltung — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Ob eine Zahlung eine Betriebsausgabe war oder nur eine Umbuchung, steht am Ende in genau einer Zeile: Konto, Gegenkonto, Betrag, Datum, Beleg. Im Journal laufen diese Zeilen zusammen — aus dem Bankimport, aus finalisierten Rechnungen, aus Abschreibungen, aus einem DATEV-Import und aus manueller Erfassung. Wer wissen will, warum eine Auswertung eine bestimmte Zahl zeigt, findet hier die Buchung dahinter.

Schritt für Schritt

1. Die meisten Buchungen entstehen von selbst: aus zugeordneten Bankumsätzen, aus finalisierten Rechnungen, aus Abschreibungen und aus einem DATEV-Import.
2. Im Journal lassen sich Zeilen nach Zeitraum, Konto, Belegnummer und Geschäftsbereich filtern; offene Zeilen können von Hand nachgebucht oder korrigiert werden.
3. Jede Zeile zeigt Konto und Gegenkonto, den DATEV-Buchungsschlüssel, das Soll-Haben-Kennzeichen sowie den verknüpften Beleg und Zahlungsvorgang.
4. Ist ein Zeitraum fertig, wird er festgeschrieben. Dabei hält Fin3000 die Zahl der Zeilen sowie Soll- und Habensumme als Nachweis fest, zusammen mit Anlass, Person und Zeitpunkt.
5. Danach ist die Zeile unveränderlich; eine Korrektur läuft über eine Stornobuchung und eine neue Buchung.

Eine Journalzeile trägt Konto und Gegenkonto als DATEV-Kontonummern, den Betrag auf zwei Nachkommastellen, ein Soll-Haben-Kennzeichen und in Belegfeld 1 die Belegreferenz. Der Buchungsschlüssel bildet Automatikkonten und Fälle nach § 13b UStG ab. Zeilen, die zu einem Vorgang gehören, teilen sich einen Gruppenschlüssel, und diese Gruppe muss ausgeglichen sein: Stimmen Soll und Haben nicht überein, wird sie abgelehnt statt gespeichert.

Die GoBD-Festschreibung sitzt nicht in der Anwendung, sondern als Sperre in der Datenbank, mit drei Regeln. Festgeschriebene Zeilen lassen sich weder ändern noch löschen. Beim Übergang in den festgeschriebenen Zustand dürfen Konto, Gegenkonto, Betrag, Datum, Belegfelder, Buchungsschlüssel und Soll-Haben-Kennzeichen nicht mehr wechseln. Und in einen bereits abgeschlossenen Zeitraum lässt sich keine offene Buchung nachschieben — zulässig ist dort nur eine geprüfte Stornobuchung zu einer vorhandenen Zeile. Der Festschreibungslauf selbst ist ebenfalls unveränderlich, entsprechend § 146 AO.

Steuerlich relevante Zeilen entstehen aus einem unveränderlichen Abbild der angewandten Steuerbehandlung. Jede Zeile trägt ihre Rolle in der Buchung, das Stichtagsdatum für die Umsatzsteuer und die Herkunft der Entscheidung. Für den DATEV-Export trägt jede Zeile eine stabile Kennung in Belegfeld 2, über die eine aus der Kanzlei zurückkommende Korrektur wieder der Ursprungsbuchung zugeordnet wird.

Was die Funktion nicht tut

Geprüft wird, ob eine Buchungsgruppe ausgeglichen ist — nicht, ob das gewählte Konto sachlich das richtige ist. Nach der Festschreibung ist weder Löschen noch Korrigieren möglich: Es bleibt der Weg über Storno und Neubuchung, und beide Zeilen bleiben im Journal sichtbar. Auch ein Irrtum verschwindet also nicht.

Journalbeträge werden in Euro geführt; eine Umrechnung von Fremdwährung findet im Journal nicht statt. Abschlussbuchungen und eine Eröffnungsbilanz entstehen nicht automatisch. Die automatische Belegzuordnung greift nur bei eindeutigem Kandidaten und nur bei noch offenen Zeilen. Ein Wechsel des Kontenrahmens zwischen SKR03 und SKR04 ist ein eigener Vorgang.

Dieser Text beschreibt die Funktionsweise der Software und ist keine Steuerberatung im Sinne von § 2 StBerG.