Eine offene Rechnung erinnern oder mahnen
Prüfen Sie Fälligkeit und Mahnstatus und senden Sie erst dann die passende Erinnerung oder Mahnung.
Das erreichen Sie
Der Kunde erhält die richtige Stufe, während Versand und Mahnstatus am Beleg nachvollziehbar bleiben.
Schritt für Schritt
- 1
Öffnen Sie die offene Rechnung und prüfen Sie Betrag, Fälligkeit und Mahnstatus.
- Woran Sie richtig sind
- Suchen Sie nach „Voll offen“.
- Danach sehen Sie
- Der Beleg zeigt den aktuellen Zahlungs- und Mahnstand.
- Datenwirkung
- Keine Datenänderung.
- 2
Verwenden Sie nach Fälligkeit die angebotene Erinnerungs- oder Mahnaktion und prüfen Sie den E-Mail-Entwurf.
- Woran Sie richtig sind
- Suchen Sie nach „Keine Mahnung versendet“.
- Danach sehen Sie
- Empfänger, Stufe, Gebühren und Text sind vor dem Senden sichtbar.
- Datenwirkung
- Noch keine Änderung bis zum Senden.
- 3
Senden Sie nur die bestätigte Stufe.
- Woran Sie richtig sind
- Suchen Sie nach „Senden“.
- Danach sehen Sie
- Versanddatum und Mahnstufe erscheinen am Beleg.
- Datenwirkung
- Eine Mahnung und Versandhistorie werden gespeichert.
Durchgängiges Beispiel
RE2600001 zeigt zunächst „Keine Mahnung versendet“ und eine zukünftige Fälligkeit. Erst nach Fälligkeit wird die von Fin3000 vorgeschlagene Stufe versendet.
Wenn etwas nicht klappt
„Keine Mahnung versendet“ oder die beschriebene Aktion ist nicht sichtbar.
Mögliche Ursachen
- Der Funktionsbereich ist ausgeschaltet.
- Ihre Rolle besitzt nicht die benötigte Berechtigung.
- Die falsche Firma ist ausgewählt.
Sichere Lösung
- Prüfen Sie oben rechts die ausgewählte Firma.
- Bitten Sie den Kontoinhaber, den Bereich unter „Funktionen“ und Ihre Gruppe zu prüfen.
- Laden Sie die Seite danach neu und wiederholen Sie nur den noch nicht gespeicherten Schritt.
Reparatur erkannt: „Keine Mahnung versendet“ ist sichtbar und der erwartete Zustand kann ohne Umgehung geöffnet werden.
Datensicherheit: Bis zur sichtbaren Speicher- oder Sende-Bestätigung wurde keine Fachaktion ausgeführt.
Wenn es weiter nicht klappt: Wenn Rechte und Funktion stimmen, notieren Sie Seite, Uhrzeit und sichtbare Fehlermeldung für den Support – niemals Zugangsdaten.
Ergebnis prüfen
Am Beleg steht die versendete Mahnstufe mit Datum; der offene Betrag bleibt korrekt.
Datenwirkung und Rückweg
- Was verändert wird
- Beim Versand entsteht eine Erinnerung oder Mahnung samt Versand- und Stufenstatus.
- So korrigieren Sie es
- Eine versendete Nachricht lässt sich nicht zurückholen; korrigieren Sie den Vorgang mit einer klaren Folgekommunikation.