Funktionsbereiche verwalten

Blendet Arbeitsbereiche passend zum eigenen Bedarf ein oder aus, ohne vorhandene Daten zu löschen. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Firmen & Schnittstellen — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Eine Finanzbuchhaltung für kleine Firmen kann fast alles — und zeigt das meiste davon Leuten, die es nie brauchen. Wer keine Reisekosten abrechnet und keine Zeiten erfasst, will diese Menüpunkte nicht sehen. Die Funktionsbereiche schalten solche Flächen ab, ohne dass ein einziger Datensatz verloren geht.

Schritt für Schritt

1. In den Einstellungen stehen rund 30 Funktionsbereiche, gruppiert nach Verkauf und Dokumente, Banking und Buchhaltung, Steuern und Berichte, Planung und Zusammenarbeit sowie Organisation und Integrationen.
2. Ein Filter zeigt wahlweise alle, nur die aktiven oder nur die inaktiven Bereiche; ein Suchfeld findet einen Bereich über seinen Namen.
3. Der Schalter wirkt sofort: Navigation und alle offenen Sitzungen desselben Kontos ändern sich, ohne dass jemand neu laden muss.
4. Wieder einschalten geht jederzeit — der Bereich kommt mit seinen alten Daten zurück.

Ein Bereich ist verfügbar, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Er ist grundsätzlich vorgesehen, er ist eingeschaltet, und der Tarif deckt ihn ab. Der Ausgangszustand ist je Bereich hinterlegt. Verkauf, Belege, Eingangsrechnungen, Zahlungsverkehr, Journal, Auswertungen, Kunden und Artikel sind von Anfang an aktiv. Kontenrahmen, Anlagevermögen, DATEV, E-Bilanz, Serienrechnungen, Aufgabenboards, Projekte, Reisekosten, Kalender und Webhooks sind zunächst aus und werden bei Bedarf zugeschaltet.

Abschalten ist keine Löschung. Zu jedem Bereich gehört eine hinterlegte Datenregel: Im Regelfall bleiben vorhandene Datensätze lesbar, in wenigen Fällen werden lediglich neue Einträge verhindert. Ein Bereich, den der Tarif nicht abdeckt, verschwindet nicht aus der Liste, sondern bleibt sichtbar und gesperrt, mit einem Hinweis auf den Tarif, der ihn enthält.

Zwei Sonderfälle sind eingebaut. Der Fernzugang für KI-Assistenten setzt den Bereich Automatisierung voraus. Und die Zeiterfassung verweigert das Abschalten, solange ein Timer läuft — die Meldung nennt die Stelle, an der er gestoppt wird, statt eine laufende Messung stillschweigend zu verlieren.

Was die Funktion nicht tut

Die Schalter gelten kontoweit. Es gibt keine persönliche Ansicht je Mitarbeiter und keine Einstellung je Geschäftsbereich; für Unterschiede zwischen Personen sind die Berechtigungen zuständig. Ändern darf nur der Kontoinhaber.

Nicht abschaltbar sind die Kernbereiche Geschäftsbereiche, Nutzerverwaltung und Änderungsprotokoll. Und ein abgeschalteter Bereich verschwindet nicht nur aus dem Menü — auch die zugehörigen Schnittstellen antworten dann mit einer Fehlermeldung, was bei automatisierten Zugriffen zu berücksichtigen ist. Das Abschalten entfernt weder Daten noch Berechtigungen und ersetzt daher keine Zugriffssteuerung.

Dieser Text beschreibt die Funktionsweise der Software und ist keine Steuerberatung im Sinne von § 2 StBerG.