Mehrfach-Upload mit Fortschritt

Verarbeitet mehrere Belege kontrolliert und zeigt den Fortschritt zentral an. Gedacht für kleine Unternehmen und Freiberufler.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Belege & Erkennung — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Ein Monat Belege ist selten ein Dokument, sondern dreißig: abfotografierte Kassenzettel, PDFs aus dem Postfach, ein paar XML-Rechnungen. Wer sie einzeln hochlädt, verliert den Überblick, welche die Belegerkennung schon durchlaufen haben und welche stumm hängen geblieben sind. Fin3000 nimmt bis zu 100 Dateien in einem Durchgang an und zeigt für jede einzelne, wo sie gerade steht.

Schritt für Schritt

1. Dateien per Drag-and-drop, Dateiauswahl oder Kamera übergeben: PDF, PNG, JPG und XML. Je Datei bis 20 MiB, je Stapel bis 100 Dateien und insgesamt 2 GiB.
2. Jede Datei landet zuerst in einem getrennten Quarantänespeicher, nicht in der Ablage.
3. Der Virenscanner prüft den Inhalt; die Belegerkennung liest parallel Betrag, Steuerbetrag, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Lieferant, Währung, IBAN und die Steueraufteilung aus.
4. Erst nach sauberem Scan wandert die Datei in die Ablage und wird als Eingangsrechnung veröffentlicht.
5. Der Fortschritt läuft laufend zurück: je Datei der Status, je Stapel die Zähler für gesamt, fertig, abgebrochen und abgewiesen.

Hinter dem Fortschrittsbalken steht ein Zustandsautomat mit 18 benannten Zuständen. Der reguläre Weg lautet angemeldet, in Quarantäne, Sicherheitsprüfung, sauber, Analyse läuft, wird übernommen, wird veröffentlicht, fertig. Endzustände sind daneben Duplikat, braucht Aufmerksamkeit, Malware erkannt, abgebrochen und abgewiesen. Diese Trennung ist der Grund, warum eine Datei nie einfach verschwindet: sie steht immer in genau einem Zustand.

Die Typprüfung arbeitet gegen den Dateikopf, nicht gegen die Endung. Eine in .pdf umbenannte ausführbare Datei wird abgewiesen, weil der erkannte MIME-Typ nicht zur erlaubten Liste der Endung passt. Textreiche PDFs werden direkt ausgelesen, gescannte Seiten und Fotos laufen zusätzlich durch ein OCR-Modell; das Ergebnis wird gegen eine regelbasierte Zweitauswertung gehalten, damit ein falsch gelesener Betrag auffällt.

Erkennt Fin3000 beim Übernehmen, dass dieselbe Datei bereits in der Ablage liegt, endet der Vorgang als Duplikat — und gibt das reservierte Belegkontingent wieder frei. Ein versehentlich doppelt hochgeladener Ordner kostet also kein Kontingent.

Was die Funktion nicht tut

Angenommen werden nur PDF, PNG, JPG/JPEG und XML. Abbrechen ist möglich, solange die Datei in Quarantäne oder Prüfung steht; sobald sie übernommen und veröffentlicht wird, ist es dafür zu spät. Ein Wiederholen der Analyse ist auf drei Versuche begrenzt — danach bleibt die Datei im Zustand braucht Aufmerksamkeit und die Felder werden von Hand nachgetragen.

Die ausgelesenen Werte sind Vorschläge, kein Buchungssatz. Kontierung, Verknüpfung mit einer Zahlung und Freigabe bleiben eigene Schritte. Ein Stapel lässt sich erst ausblenden, wenn jede Datei einen Endzustand erreicht hat. Der Upload zählt gegen das monatliche Belegkontingent des Tarifs; ist es erschöpft, wird der Upload abgelehnt.