Belege und Zahlungen zuordnen

Schlägt passende Belege und Transaktionen vor und übernimmt bestätigte Verknüpfungen in die Buchhaltung. Gedacht für kleine Unternehmen und Freiberufler.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Belege & Erkennung — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Eine offene Rechnung ist erst erledigt, wenn Beleg und Zahlung zusammengeführt sind. Genau dort entsteht die meiste Klickarbeit: dreißig Kontozeilen im Monat, dreißig PDFs im Ordner, und die Zuordnung macht jemand von Hand. Fin3000 schlägt zu jeder Zahlung die passenden Belege vor und übernimmt die bestätigte Verknüpfung bis in die Buchhaltung.

Schritt für Schritt

1. Beleg oder Zahlung öffnen. Das Verknüpfungsfeld zeigt bereits Verbundenes und darunter die Vorschläge.
2. Jeder Vorschlag nennt seinen Grund: gleicher Betrag, Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Name des Geschäftspartners oder derselbe Kunde mit ähnlichem Betrag.
3. Passt nichts, über das Suchfeld gezielt nach Betrag, Nummer oder Namen suchen.
4. Verknüpfung bestätigen. Der Beleg wird zusätzlich dem Kunden zugeordnet, offene Buchungssätze bekommen ihn als Beleg gesetzt und die steuerliche Behandlung wird neu bewertet.
5. Am Zuordnungsstand ablesen, ob eine Zahlung noch offen, teilweise belegt, genau gedeckt oder überbelegt ist.

Automatisch übernommen wird eine Zuordnung nur, wenn nach der Prüfung genau ein Treffer übrig bleibt. Die Prüfung läuft als Kaskade und hört beim ersten greifenden Kriterium auf: derselbe Kunde mit passendem Betrag und der Rechnungsnummer im Verwendungszweck; direkt nach einem Upload zusätzlich der exakte Betrag innerhalb von vier Tagen um Rechnungs- oder Fälligkeitsdatum; sonst Kunde und Betrag innerhalb von zehn Tagen.

Die Vorschlagsliste für die Handauswahl ist bewusst großzügiger als die automatische Übernahme: Sie lässt beim selben Kunden zehn Prozent Abweichung zu, prüft Namen ab drei Zeichen und blendet nur aus, was mehr als ein Jahr auseinanderliegt. Sortiert wird nach Datumsnähe, damit der wahrscheinliche Treffer oben steht.

Die Verbindung entsteht nicht als Feld an der Zahlung, sondern als eigene Beziehung. Deshalb können mehrere Belege an einer Zahlung hängen — der Fall einer Sammelüberweisung — und der Zuordnungsstand rechnet die verknüpften Beträge gegen den Zahlbetrag. Ist er genau erreicht, lehnt Fin3000 einen weiteren Beleg ab, statt still zu überbuchen.

Was die Funktion nicht tut

Vorschläge werden nie im Hintergrund bestätigt, solange sie mehrdeutig sind: Bei null oder mehreren Treffern passiert nichts, und die Entscheidung bleibt beim Menschen. Aus Korrekturen lernt das Verfahren nicht — wer eine Zuordnung ändert, verändert damit keine künftigen Vorschläge. Die Toleranzen sind fest gesetzt und nicht einstellbar.

Differenzen durch Skonto oder Bankgebühren werden angezeigt, aber nicht selbst ausgebucht; die Ausgleichsbuchung bleibt Handarbeit. Als Suchmerkmal dient der Name der Gegenpartei, nicht deren IBAN. Ein Beleg hängt an höchstens einer Zahlung. Sobald zu einer Zahlung eine festgeschriebene Buchung existiert, ist die Belegzuordnung gesperrt.

Dieser Text beschreibt die Funktionsweise der Software und ist keine Steuerberatung im Sinne von § 2 StBerG.