Dokumentenarchiv und Integrität

Verwaltet Dateien und Belege mit Vorschau, Download, Verknüpfungen, Integritätsprüfung und Finalisierung. Gedacht für kleine Unternehmen, Freiberufler und Gründerinnen und Gründer.

Wo das hingehört

Diese Funktion gehört zum Bereich Belege & Erkennung — Fin3000. Dort steht, wie sie mit den übrigen Funktionen zusammenspielt.

Belege müssen Jahre nach dem Geschäftsvorfall noch auffindbar und unverändert sein. Ein Ordner im Dateisystem leistet das nicht: Dateien werden umbenannt, überschrieben, doppelt abgelegt, und niemand kann später zeigen, dass eine PDF-Datei noch die von damals ist. Genau diese Lücke schließt die GoBD-Festschreibung.

Schritt für Schritt

1. Datei hochladen — per Drag-and-drop, aus dem Postfach oder mobil abfotografiert, bis 50 MB je Datei.
2. Fin3000 bildet dabei einen SHA-256-Prüfwert, noch bevor die Datei im Speicher landet, und erkennt an ihm identische Zweitablagen.
3. Dokument einordnen — Eingangsrechnung, Kontoauszug, Vertrag — und mit Vorgängen verknüpfen: Banktransaktion, Buchung, Kunde oder Verkaufsbeleg.
4. Festschreiben: Der Prüfwert wird aus dem Speicher neu berechnet und mit dem gespeicherten verglichen. Erst wenn beide übereinstimmen, wird das Dokument unveränderlich.
5. Später jederzeit nachprüfen lassen — die Prüfung liest die Datei erneut und meldet Übereinstimmung, Abweichung oder Verlust.

Die Festschreibung ist keine Zusage der Anwendung allein. Zwei Datenbanktrigger sind die eigentliche Sperre: Der eine verhindert das Löschen einer festgeschriebenen Zeile, der andere das Zurücksetzen des Merkmals. Auch ein Fehler in der Anwendung oder ein direkter Zugriff auf die Datenbank kommt daran nicht vorbei. Zusätzlich prüft ein Wartungsbefehl alle festgeschriebenen Dateien gegen ihren SHA-256-Wert und meldet fehlende, veränderte oder unlesbare Objekte.

Die Aufbewahrungsfrist entsteht bei der Festschreibung aus Dokumentklasse und Belegdatum und läuft immer bis zum Ende des Kalenderjahres. Rechnungen, Gutschriften, Quittungen und Kontoauszüge bekommen acht Jahre — die seit 2025 verkürzte Frist des § 147 Abs. 3 AO —, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Verträge und Korrespondenz sechs, ein DATEV-Export zehn. Ein von Hand längeres Datum bleibt erhalten, verkürzen lässt es sich nicht.

Beim Hochladen greifen weitere Schranken: Ausführbare Dateien und Skripte werden abgewiesen, alles andere wird an seinen ersten Bytes geprüft statt an der Dateiendung, und ein Virenscanner läuft davor. Ein Fund bleibt in Quarantäne und wird nie zum Beleg. Downloads laufen über Links, die nach 15 Minuten verfallen.

Was die Funktion nicht tut

Fin3000 behauptet keinen WORM-Speicher und keine Object-Lock-Zertifizierung — die Unveränderlichkeit entsteht aus Datenbanktrigger, eindeutigem Objektschlüssel und Prüfwert, nicht aus einer Sperre des Speicheranbieters. Eine Versionshistorie gibt es nicht: Ein Dokument hat einen Stand, Korrekturen sind neue Dokumente. Durchsuchbar ist nur der erkannte Text, nicht jeder Dateiinhalt; ein Vertrag als Word-Datei ist über seinen Wortlaut nicht auffindbar. Vorschaubilder entstehen für Bilder und die erste Seite einer PDF-Datei, nicht für weitere Seiten. Und nach Fristablauf löscht Fin3000 nichts von selbst.

Dieser Text beschreibt die Funktionsweise der Software und ist keine Steuerberatung im Sinne von § 2 StBerG.