Buchhaltung mit MCP: Belege gesammelt prüfen und buchen
Eine Softwarezahlung, eine Telefonrechnung und mehrere Kartenzahlungen: Auf dem
Konto stehen die Beträge. Für die Buchhaltung brauchst du außerdem die Belege,
die einzelnen Rechnungspositionen und die Information, wofür du etwas verwendet
hast. Mit der MCP-Verbindung von Fin3000 kann dein KI-Assistent diese Angaben
zusammenstellen und Buchungen vorbereiten. Du beantwortest gemeinsame Fragen
gesammelt und bestätigst anschließend die vollständige Vorschau.
Was der Assistent für einen Buchungsvorschlag bekommt
MCP verbindet deinen KI-Assistenten mit den freigegebenen Funktionen deines
Fin3000-Kontos. Für die Buchhaltung erhält er die ausgewählten offenen
Kontoumsätze und die tatsächlich zugeordneten Belege. Dazu gehören erkannte
Rechnungspositionen, OCR-Texte, Beträge und Mehrwertsteuerdaten sowie deine
vorhandenen Firmen- und Steuerangaben.
Damit lässt sich eine Zahlung gemeinsam mit ihrem Inhalt betrachten. Der
Assistent kann fehlende Angaben erkennen und eine passende Kontierung
vorschlagen. Deine tatsächliche Verwendung bestätigst du selbst. Ein
Belegtext oder eine gespeicherte Lieferantenvorgabe ersetzt diese Entscheidung
nicht.
So startest du eine Sammelprüfung
Verbinde zuerst deinen KI-Assistenten mit Fin3000. Die
MCP-Anleitung erklärt die Einrichtung
und die Freigabe deiner Zugriffsrechte. Anschließend kannst du zum Beispiel
diesen Auftrag verwenden:
Prüfe meine noch ungebuchten Umsätze in Fin3000. Nutze die zugeordneten
Belege, fasse gemeinsame Fragen zusammen und zeige mir die Buchungsvorschau.
Buche erst, wenn ich sie bestätige.
Ein Durchgang umfasst bis zu 50 offene Umsätze. Du kannst auch mit zwei
oder drei Positionen starten. Bereits gebuchte Vorgänge und bekannte private
Umsätze gehören nicht in diese Arbeitsliste.
Du kannst die Prüfung außerdem direkt in Fin3000 öffnen: Markiere die
gewünschten offenen Transaktionen und wähle „Buchungen gesammelt prüfen“.
In der Prüfliste sind Belege und Antworten bei den zugehörigen Umsätzen
sichtbar. Einzelne Positionen kannst du vor der Bestätigung anpassen.
Gemeinsame Fragen beantworten, Ausnahmen einzeln prüfen
Wenn mehrere Positionen dieselbe Frage aufwerfen, fasst der Assistent passende
Rückfragen zusammen. Mehrere Softwarezahlungen lassen sich etwa gemeinsam
auf ihre geschäftliche Nutzung prüfen. Eine abweichende Position beantwortest
du einzeln.
Eine gemeinsame Antwort ist keine Buchungsfreigabe. Du bestimmst separat,
welche Positionen in die Vorschau kommen. Dort siehst du die Konten, Beträge
und Steuerwirkung der gesamten gewählten Auswahl, bevor du sie bestätigst.
Private Nutzung und fehlende Belege
Enthält ein Konto auch private Umsätze, aktivierst du die private Nutzung an
der Geldquelle. Für ausgewählte Geschäftsbuchungen braucht Fin3000 dann eine
ausdrückliche Antwort zur geschäftlichen Nutzung. Private Positionen kannst
du entsprechend markieren; sie bleiben aus der geschäftlichen Arbeitsliste
ausgeschlossen.
Der Schalter startet ausgeschaltet. Bei einem rein geschäftlich genutzten
Konto entfällt die zusätzliche Pflicht zur Privatprüfung. Einzelne private
Ausnahmen bleiben trotzdem möglich.
Ein fehlender erforderlicher Beleg sperrt die Geschäftsbuchung. Der
Assistent kann die fehlende Grundlage benennen, aber nicht durch eine
Vermutung ersetzen. Ordne den tatsächlichen Beleg zu und prüfe danach erneut.
Eine Privatmarkierung benötigt keinen Beleg.
Lieferantenvorgaben nur auf Wunsch merken
Wiederkehrende passende Angaben kannst du für den tatsächlichen Lieferanten
speichern. Dafür gibt es die getrennte Auswahl „Für diesen Lieferanten
merken“. Sie startet ausgeschaltet und ist unabhängig davon, ob du die
aktuelle Buchung bestätigst.
Eine solche Vorgabe hilft bei künftigen passenden Vorschlägen. Der Beleg,
seine Beträge und die erforderlichen Antworten werden bei der nächsten
MCP-Prüfung erneut geprüft. Ein Lieferant mit unterschiedlichen Produkten bekommt dadurch
keine pauschale Zusage für jede spätere Zahlung.
Erst die Vorschau, dann die Buchung
Nach deiner ausdrücklichen Bestätigung speichert Fin3000 die gewählte Auswahl
gemeinsam. Ändert sich während der Prüfung ein relevanter Beleg oder die
Nutzung der Geldquelle, wird eine neue Vorschau erforderlich. Eine
abgelaufene Vorschau muss ebenfalls erneuert werden.
Die Bestätigung erzeugt eine dauerhafte Quittung. Geht die Antwort beim
Speichern verloren, liefert eine Wiederholung des unveränderten
Bestätigungsauftrags dieselbe Quittung zurück. Eine zweite Buchung entsteht
dadurch nicht.
Den unterstützten Ablauf und die Verbindung findest du auf der
MCP-Seite. Für das Erfassen und Zuordnen der Belege hilft die
Übersicht zur Belegerfassung.