ZUGFeRD vs XRechnung: Welches Format brauchst du?

Zwei Formate, ein Ziel: elektronische Rechnungen, die Maschinen lesen können. Aber welches ist das richtige für dich?

Der Kern-Unterschied

XRechnung: Wann du es brauchst

XRechnung ist Pflicht, wenn du an öffentliche Auftraggeber in Deutschland lieferst:

• Bundesbehörden (seit 2020)
• Landesbehörden (je nach Bundesland)
• Kommunen (zunehmend)
• Große Unternehmen, die es verlangen

XRechnung ist ein reines Datenformat — kein PDF, kein Bild. Dein Empfänger verarbeitet es maschinell.

ZUGFeRD: Das Beste aus beiden Welten

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert:

• Ein PDF/A-3 für Menschen (sieht aus wie eine normale Rechnung)
• Eine XML-Datei im PDF eingebettet (für Maschinen)

Dein Kunde kann die Rechnung öffnen und lesen wie ein normales PDF. Gleichzeitig kann seine Buchhaltungssoftware die Daten automatisch importieren.

ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen mit unterschiedlichem Detailgrad:

• MINIMUM und BASIC-WL — ⚠️ keine E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 S. 6 UStG. Sie enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten nur als Buchungshilfe (BMF-Schreiben vom 15.10.2024)
• Basic — Standard-Rechnungsdaten
• Comfort — Erweiterte Daten (z.B. Zahlungsbedingungen)
• Extended — Vollständige Geschäftsdaten
• XRechnung — ZUGFeRD mit XRechnung-Profil (ja, das geht)

Welches Format wählen?

Du lieferst an Behörden → XRechnung

Öffentliche Auftraggeber verlangen fast immer XRechnung. Keine Diskussion.

Du lieferst an Unternehmen → ZUGFeRD

ZUGFeRD ist die pragmatische Wahl: Dein Kunde kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen UND sie automatisch verarbeiten.

Du bist dir unsicher → Frag den Empfänger

Im Zweifel: Frag deinen Kunden, welches Format er bevorzugt. Mit fin3000 kannst du das Format pro Kunde speichern — einmal eingerichtet, nie wieder drüber nachdenken.

Was du aufbewahren musst

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung zählt der eingebettete XML-Teil als das Original. Seit der GoBD-Änderung vom 14.07.2025 reicht es, diesen strukturierten Teil aufzubewahren — vorausgesetzt, der sichtbare PDF-Teil enthält keine Angaben, die im XML fehlen. Praktisch heißt das: Wer beides speichert, macht nichts falsch; wer nur das XML speichert, auch nicht.

Achtung bei Zusatzangaben im PDF, die es im XML nicht gibt — etwa handschriftliche Vermerke oder Anlagen. Dann brauchst du beide Teile.

Beide Formate mit fin3000

fin3000 erstellt beide Formate automatisch:

1. Format pro Kunde konfigurieren (oder auto-detect nutzen)
2. Rechnung ganz normal erstellen
3. fin3000 generiert das richtige Format
4. Validierung gegen EN 16931 vor dem Versand

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung im Sinne des § 2 StBerG dar. Für individuelle steuerliche Fragen wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Steuerberater.