XRechnung-Pflicht 2025: Was Freiberufler jetzt wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland — auch Freiberufler — elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Der Versand wird schrittweise bis 2028 verpflichtend.
Klingt kompliziert? Ist es nicht. Hier ist alles, was du wissen musst.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbares, strukturiertes Datenformat. In Deutschland gibt es zwei anerkannte Formate:
- XRechnung: Reines XML-Format, ohne PDF. Wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern und Großunternehmen verlangt.
- ZUGFeRD 2.x: Hybridformat — ein normales PDF mit eingebetteter XML-Datei. Für Menschen lesbar, für Maschinen verarbeitbar.
Beide Formate erfüllen den europäischen Standard EN 16931, der in der EU-Richtlinie 2014/55/EU festgelegt ist.
Wer ist betroffen?
Jedes Unternehmen mit B2B-Rechnungen in Deutschland. Das schließt ein:
- Freiberufler und Selbstständige
- GmbHs, UGs und andere Kapitalgesellschaften
- Einzelunternehmer mit Gewerbeschein
Zeitplan der Pflicht
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können |
| 01.01.2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit > 800.000 € Jahresumsatz |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle Unternehmen |
Ausnahmen
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 € (brutto) sind ausgenommen
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG sind ausgenommen
Was musst du als Freelancer jetzt tun?
1. E-Rechnungen empfangen können
Seit 2025 musst du in der Lage sein, E-Rechnungen von deinen Lieferanten zu empfangen. Das heißt: Du brauchst eine Software, die XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien öffnen und verarbeiten kann.
2. Dich auf die Versandpflicht vorbereiten
Ab 2027 bzw. 2028 musst du auch selbst E-Rechnungen versenden. Je früher du umstellst, desto weniger Stress.
3. Software einrichten
Mit fin3000 erstellst du XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen automatisch. Format pro Kunde konfigurierbar — oder fin3000 wählt automatisch das richtige Format.
XRechnung erstellen: So geht's mit fin3000
- Registrieren — Kostenlos, ohne Kreditkarte
- Firmendaten eingeben — Name, Adresse, Steuernummer, USt-IdNr.
- Kunde anlegen — fin3000 speichert das bevorzugte Rechnungsformat pro Kunde
- Rechnung erstellen — Positionen eingeben, fin3000 kümmert sich um den Rest
- Absenden — Per E-Mail oder als Download. XRechnung, ZUGFeRD oder PDF.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) E-Rechnungen erstellen?
Nein. Seit dem Jahressteuergesetz 2024 sind Kleinunternehmer vom Ausstellen einer E-Rechnung ausgenommen (§ 34a UStDV) — dauerhaft, nicht nur übergangsweise. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben zulässig; für PDF ist die Zustimmung des Empfängers nötig. Empfangen musst du E-Rechnungen aber auch als Kleinunternehmer: Diese Pflicht gilt seit dem 1.1.2025 ohne Ausnahme.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstellen kann?
Ab der Versandpflicht drohen steuerliche Nachteile: Der Rechnungsempfänger könnte den Vorsteuerabzug verlieren, wenn die Rechnung nicht dem geforderten Format entspricht.
Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es muss ein strukturiertes Format sein (XRechnung oder ZUGFeRD).
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung im Sinne des § 2 StBerG dar. Für individuelle steuerliche Fragen wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Steuerberater.