Fin3000

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sind das Regelwerk für digitale Buchführung in Deutschland. Festgelegt im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 — wegen der E-Rechnungspflicht zuletzt geändert am 14.07.2025 (Az. IV D 2 - S 0316/00128/005/088). Wer noch mit der Fassung von 2019 arbeitet, hat zwei Änderungen verpasst.

Klingt trocken — ist aber wichtig. Bei einer Betriebsprüfung wird genau hier hingeschaut.

Die GoBD-Checkliste: 10 Punkte

✓ 1. Unveränderbarkeit sicherstellen

Einmal gebuchte Belege dürfen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden. Korrekturen müssen als neue Buchung (Stornobuchung) erfolgen.

Praxis: Nutze eine Software, die Belege nach dem Buchen automatisch sperrt. fin3000 macht das standardmäßig.

✓ 2. Nachvollziehbarkeit gewährleisten

Jede Buchung muss einem Beleg zugeordnet werden können („Keine Buchung ohne Beleg"). Der Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg muss jederzeit erkennbar sein.

✓ 3. Vollständigkeit prüfen

Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst sein. Keine Buchung darf fehlen, keine darf doppelt sein.

✓ 4. Zeitgerechte Erfassung

Belege müssen zeitnah erfasst werden — das bedeutet innerhalb von 10 Tagen. Barbelege sogar täglich.

✓ 5. Ordnungsmäßige Aufbewahrung

Digitale Belege müssen 8 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO, seit 2025). In einem Format, das jederzeit lesbar ist. Originäre digitale Belege (z.B. PDF-Rechnungen per E-Mail) dürfen nicht ausgedruckt und dann digital entsorgt werden — das digitale Original muss erhalten bleiben.

Neu seit dem 14.07.2025: Bei E-Rechnungen kommt es auf den strukturierten Datensatz an, nicht auf das Bild. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD reicht deshalb die Aufbewahrung des XML-Teils — solange der PDF-Teil keine zusätzlichen Angaben enthält. Und wenn du Ausgangsrechnungen aus einer Rechnungssoftware erstellst, musst du kein PDF-Abbild archivieren, sofern sich jederzeit eine inhaltsgleiche Kopie erzeugen lässt.

✓ 6. Verfahrensdokumentation erstellen

Du brauchst eine Dokumentation, die beschreibt:
- Welche Software nutzt du?
- Wie werden Belege erfasst?
- Wie werden Daten gesichert?
- Wer hat Zugriff?

Praxis: Die Angaben zur Software — Speicherort, Aufbewahrungsdauer, Zugriffsrechte, Protokollierung — liefert dir fin3000. Wie in deinem Betrieb Belege ankommen und wer sie erfasst, musst du selbst beschreiben. Muster-Vorlagen gibt es bei Steuerberaterverbänden, meist kostenlos.

✓ 7. Internes Kontrollsystem (IKS)

Es muss Kontrollen geben, die sicherstellen, dass die Buchführung korrekt ist. Das kann so einfach sein wie: regelmäßiger Bankabgleich, Vieraugenprinzip bei größeren Buchungen.

✓ 8. Datensicherung

Regelmäßige Backups deiner Buchhaltungsdaten. fin3000 sichert die Daten auf seinen Servern. Zieh dir trotzdem regelmäßig einen eigenen Export: Unsere AGB verpflichten dich in § 4.4 dazu, und im Ernstfall bist du damit unabhängig.

✓ 9. Datenzugriff für Betriebsprüfer

Bei einer Betriebsprüfung muss der Prüfer Zugriff auf deine Daten bekommen — entweder als Export (GDPdU/GoBD-Format) oder als Lesezugriff auf die Software.

✓ 10. Keine Datenträgerüberlassung ohne Schutz

Wenn du Daten auf einem USB-Stick o.ä. übergibst, müssen diese verschlüsselt sein.

Was passiert bei Verstößen?

Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und die Besteuerung schätzen — meistens zu deinem Nachteil. Das kann teuer werden.

GoBD mit fin3000 automatisch erfüllen

fin3000 wurde von Anfang an für GoBD-Konformität gebaut:

Unveränderbare Belege — Nach dem Buchen gesperrt
Alles nachvollziehbar — Jede Änderung wird protokolliert
8 Jahre Aufbewahrung — In deutschen Rechenzentren
Export für Betriebsprüfer — GDPdU-konformer Datenexport

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung im Sinne des § 2 StBerG dar. Für individuelle steuerliche Fragen wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Steuerberater.