Betriebsausgaben: Was ist absetzbar?
Betrieblich veranlasste Ausgaben können deinen steuerpflichtigen Gewinn mindern — vorausgesetzt, du hast den Beleg noch. Hier findest du die wichtigsten Kategorien, Belegpflichten und typische Fallstricke nach § 4 Abs. 4 EStG. Belege erfasst du in Fin3000 gleich per Foto, damit am Jahresende nichts fehlt.
Die wichtigsten Betriebsausgaben-Kategorien
Büro und Arbeitsplatz
Miete für Geschäftsräume, Strom, Internet, Büromaterial und Reinigung sind voll absetzbar. Beim häuslichen Arbeitszimmer gelten besondere Regeln: Es muss der Mittelpunkt deiner Tätigkeit sein (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG). Alternativ kannst du die Homeoffice-Pauschale von 6 Euro pro Tag nutzen (max. 1.260 Euro/Jahr).
Fahrt- und Reisekosten
Für berufliche Fahrten mit dem eigenen Pkw kannst du 0,30 Euro pro Kilometer ansetzen oder die tatsächlichen Kosten per Fahrtenbuch nachweisen. Bei Dienstreisen kommen Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten hinzu (§ 9 Abs. 4a EStG).
Bewirtungskosten
Geschäftsessen sind zu 70 % absetzbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Voraussetzung: maschinell erstellte Rechnung mit Anlass, Teilnehmer und Geschäftsbeziehung. Trinkgeld sollte durch Vermerk auf der Rechnung oder einen gesonderten Beleg nachgewiesen werden.
Telefon und Internet
Bei gemischter privater und betrieblicher Nutzung ist der betriebliche Anteil aufzuteilen. In der Praxis akzeptieren Finanzämter meist eine Pauschale von 20 % der Kosten, höchstens 20 Euro pro Monat; einen Rechtsanspruch darauf gibt es für Selbstständige nicht — die Regelung in R 3.50 Abs. 2 LStR betrifft den Auslagenersatz an Arbeitnehmer. Oder du weist den beruflichen Anteil über drei Monate nach.
Abschreibungen (AfA)
Oberhalb der GWG-Grenze erfolgt grundsätzlich AfA über die Nutzungsdauer (§ 7 EStG); je nach Wirtschaftsgut kommen Sonderregelungen oder ein Sammelposten in Betracht. Bis 800 Euro (ohne abziehbare Vorsteuer) können geeignete GWG wahlweise sofort abgezogen werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Für begünstigte Computerhardware lässt das BMF eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu; sonst gelten die allgemeinen AfA-Regeln.
Versicherungen und Beiträge
Berufshaftpflicht, Rechtsschutz (beruflicher Teil), IHK-Beiträge, Berufsverbände — alles absetzbar, sofern betrieblich veranlasst.
Fortbildung
Seminare, Fachliteratur, Online-Kurse und Konferenz-Teilnahmen, die im Zusammenhang mit deiner Tätigkeit stehen, sind voll absetzbar.
Belegpflicht und GoBD
Keine Buchung ohne Beleg — das ist der Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Jeder Geschäftsvorfall braucht einen Nachweis.
Belege müssen folgende Angaben enthalten:
- Datum und Rechnungsnummer
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Leistungsbeschreibung
- Nettobetrag, Steuersatz, Bruttobetrag
Digitale Belege (Scan, Foto) werden steuerlich anerkannt, wenn die Digitalisierung den GoBD-Anforderungen entspricht. Papieroriginale müssen dann grundsätzlich nicht weiter aufbewahrt werden. Ausgenommen sind Unterlagen, die das Gesetz im Original verlangt: Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss (§ 147 Abs. 2 AO) sowie etwa notarielle Urkunden und Zollbelege. Voraussetzung ist außerdem eine Verfahrensdokumentation, die deinen Scan-Ablauf beschreibt.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung im Sinne des § 2 StBerG dar. Für individuelle steuerliche Fragen wende dich bitte an einen zugelassenen Steuerberater.
Kann ich mein Mittagessen als Betriebsausgabe absetzen?
Ein normales Mittagessen alleine ist keine Betriebsausgabe. Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern sind zu 70 % absetzbar — mit ordnungsgemäßem Beleg und Vermerk zum Anlass und den Teilnehmern.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung im Sinne des § 2 StBerG dar. Für individuelle steuerliche Fragen wende dich bitte an einen zugelassenen Steuerberater.
Was ist der Unterschied zwischen GWG und AfA?
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800 Euro netto kannst du im Anschaffungsjahr sofort absetzen (§ 6 Abs. 2 EStG). Darüber wird das Wirtschaftsgut über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA nach § 7 EStG).
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung im Sinne des § 2 StBerG dar. Für individuelle steuerliche Fragen wende dich bitte an einen zugelassenen Steuerberater.
Muss ich Papierbelege aufheben?
Wenn du Papierbelege nach den Vorgaben der GoBD digitalisierst, müssen die Papieroriginale grundsätzlich nicht weiter aufbewahrt werden. Ausgenommen sind Unterlagen, die im Original beweiskräftig bleiben müssen — Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss, notarielle Urkunden, Zollbelege (§ 147 Abs. 2 AO). Digitalisierte Buchungsbelege sind regelmäßig 8 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, seit 2025); für andere Unterlagen können zehn- oder sechsjährige Fristen gelten.
Sind Geschenke an Kunden absetzbar?
Geschenke an Geschäftspartner sind bis 50 Euro pro Person und Jahr absetzbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Darüber sind sie nicht abzugsfähig. Voraussetzung: ordnungsgemäßer Beleg und separate Buchung.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung im Sinne des § 2 StBerG dar. Für individuelle steuerliche Fragen wende dich bitte an einen zugelassenen Steuerberater.
Belege einfach digital verwalten
Beleg fotografieren, hochladen, automatisch kategorisieren — GoBD-gerecht archiviert.